Die Herausforderung

Die Stiftung Diakoniewerk Kropp, ein Unternehmensverbund mit über 2.000 Mitarbeitern und mehr als 10 Standorten, stand vor der großen Herausforderung, die Reparatur- und Serviceprozesse im Facility Management für über 50 Bestandsgebäude zu digitalisieren. Dies betraf unterschiedlichste Nutzergruppen innerhalb des Unternehmens. Die Herausforderungen waren

• Papierprozesse ersetzen: Die bisherigen papierbasierten Prozesse waren zeitaufwändig und ineffizient.
• Self-Service-Portal für Mitarbeiter und Handwerker: Für alle Mitarbeiter und Handwerker sollte die Möglichkeit geschaffen werden, einen Handwerkerauftrag über ein Self-Service-Portal zu erfassen und zu verfolgen.
• Mobile Dokumentation vor Ort: Alle eingesetzten Handwerker sollten in der Lage sein, die Bearbeitung ihrer Aufträge direkt vor Ort via Tablet zu dokumentieren und abzuwickeln.

Die Umsetzung

Die Lösung wurde durch den Einsatz der Digitalisierungsplattform Piles&Cards realisiert. Dadurch konnten die Reparatur- und Serviceprozesse wesentlich effizienter gestaltet und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Nutzergruppen deutlich verbessert werden.

Die Implementierung erfolgte in mehreren Schritten. Zunächst wurden die bestehenden Ist-Prozesse sorgfältig analysiert, um ein umfassendes Verständnis für die Anforderungen zu gewinnen. In enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Personen im Unternehmen wurden Prototypen entwickelt, die dann in kontinuierlichen Feedbackrunden weiter verfeinert wurden.

Dabei spielte die Dynamik von Piles&Cards eine entscheidende Rolle, da alle Schritte ohne aufwändige Programmierung umgesetzt werden konnten. Dies ermöglichte eine agile und effiziente Entwicklung, bei der Anpassungen und Verbesserungen schnell umgesetzt werden konnten. Schließlich wurden die optimierten Prozesse erfolgreich ausgerollt, so dass eine reibungslose Integration in den Arbeitsalltag des Facility Managements gewährleistet werden konnte.

Die Ergebnisse

Die Implementierung dieses zentralen Self-Service-Portals für Mitarbeiter und Handwerker mit mobilem Schwerpunkt führte zu beeindruckenden Ergebnissen:

• Effizienzsteigerung: Die Prozesse wurden deutlich beschleunigt, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung im Facility Management führte.
• Transparenz: Die Transparenz wurde sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Handwerker deutlich erhöht, da sie den Status ihrer Aufträge in Echtzeit verfolgen können.
• Fehlerreduktion: Durch die Digitalisierung wurden menschliche Fehler minimiert, was zu einer höheren Qualität der ausgeführten Arbeiten führte.
• Zufriedenheit: Die Einführung des Self-Service-Portals und der mobilen Dokumentation führte zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter und Handwerker.

Insgesamt ermöglichte die Implementierung dieser Lösung eine deutliche Verbesserung der Facility Management Prozesse und trug dazu bei, die betriebliche Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Zufriedenheit aller Beteiligten zu erhöhen. Dies ist ein Beispiel dafür, wie die Digitalisierung Prozesse optimieren und die Arbeitsweise eines Unternehmens verändern kann.