E-Invoicing gesetzlich verpflichtend ab 2019 in der öffentlichen Verwaltung des Bundes

Mit der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU müssen alle öffentliche Auftraggeber die Umsetzung der elektronischen Rechnung sorgen

Diese Umsetzung ist für alle öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Es wird dabei zwischen dem bundesrechtlichen Grundsatz und landesspezifischen Regelungen unterschieden. Rechnungen an den Bund sind als E-Rechnungen entsprechend den einschlägigen Konkretisierungen der EU Richtlinie einzureichen. Als Grundlage für die Umsetzung der Europäischen Richtlinie hat das Bundeskabinett am 13. Juli 2016 das E-Rechnungsgesetz beschlossen. Demnach sind Eingangsrechnungen in elektronischer Form über ein zentrales E-Rechnungs-Portal des Bundes zu erfassen. Den Ländern, Gemeinden und Kommunen bleibt die Entscheidung selbst überlassen, ebenfalls das zentrale E-Rechnungs-Portal des Bundes zu nutzen oder sich für anderweitige Lösungen im Sinne der Gesetzgebung zu entscheiden. Im Gegensatz zum Bund, wird den sogenannten subzentralen Verwaltungen (Länder, Gemeinden und Kommunen) für die Realisierung dieses gesetzlich verpflichtenden Prozess bis 2020 Zeit eingeräumt.

 

Die XRechnung als elektronischer Standard für alle Prozessbeteiligte?

Elektronische Rechnungen sind in Deutschland zukünftig innerhalb der öffentlichen Verwaltungen über den eigens hierfür eingeführten Standard XRechnung einzureichen, deren Entwicklung von Bundesländer und Bund in Auftrag gegeben wurde. Zur Nutzung dieses Standards gibt es für die Rechnungssteller die Möglichkeit, über eine Portal-Erfassung direkt via Weboberfläche die Rechnung an die öffentliche Verwaltung abzugeben oder diese über eine vordefinierte E-Mail-Schnittstelle mit Logik in der Verarbeitung des Dateianhangs einzureichen. Neben dem XRechnungs-Format können von den Kommunen allerdings auch sogenannte Hybridformate eingesetzt werden. Mit dem Standard ZUGFeRD 2.0 beispielsweise werden ebenfalls die Anforderungen an die Gesetzgebung erfüllt, ermöglicht den Nutzern neben dem geforderten XML-Format der XRechnung allerdings auch die zusätzliche Lesbarkeit in Form eines PDF Dokumentes und bietet hierdurch einen entscheidenden Vorteil.

 

Trotz dieses elektronischem Standards bleibt es in der Weiterverarbeitung der Daten innerhalb der öffentlichen Verwaltungen bei manuellen Arbeitsabläufen

 

„43 % der Kommunen rechnen mit einer fristgemäßen Umsetzung der Richtlinie. Jede 5. Kommune kann mittlerweile die E-Rechnung bereits empfangen jedoch drucken mehr als zwei Drittel die Rechnung aus und erfassen den Inhalt manuell in Ihrem Warenwirtschaftssystem.“
(siehe Quellenangaben)

 

Nur durch eine vollständig automatisierte und digitalisierte Übertragung und Verarbeitung können signifikante Prozesskosten im Vergleich zur manuellen Arbeitsabläufen eingespart werden. Was jedoch in der gesamten Betrachtung des E-Rechnungs-Prozess nicht grundlegend berücksichtigt wurde, ist die Tatsache, dass die E-Rechnung nicht der Startpunkt sondern das Ende eines Beschaffungsprozesses darstellt. Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen ohne direkte Verbindung zu Bedarf, Bestellung, Auftragsbestätigung oder Lieferschein bietet somit keine automatisierte Validierung der Information, so dass keine signifikante Digitalisierung und der damit verbundenen Minimierung des manuellen Eingriffs in bestehende interne Arbeitsabläufe stattfindet. Um dieses Optimierungspotential ausschöpfen zu können, ist es notwendig den gesamten Beschaffungsprozess in einer lückenlosen digitalen Prozesskette abzubilden.

 

Die Einführung der elektronischen Rechnung als Möglichkeit verstehen

Wie häufig bei Einführung neuer Digitalisierungsprojekte unter Vorgabe eines engen Zeitplans wird in erster Linie versucht die Anforderungen zu erfüllen. Aufgrund von Engpässen in Personal und eben des bereits genannten Zeitplans wird dabei übersehen, dass sich auch ein Blick auf den ganzheitlichen Prozess lohnt. Gerade die Einführung der XRechnung bietet den öffentlichen Verwaltungen viel Potential, die gesamten Arbeitsabläufe innerhalb des Beschaffungsprozess zu optimieren. Beispielsweise kann durch die Nutzung einer Softwarelösung der genannte Prozess von Bedarfserstellung, Bestellung, Auftragsbestätigung und eben der XRechnung für alle Prozessbeteiligte digitalisiert werden.

 

Neugierig?

Durch die strategische Kooperation zwischen der TIE Kinnetix GmbH und der SPOO Group GmbH wurde eine Lösung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben entwickelt, welche den gesamtheitlichen Prozess steuert, überwacht und somit interne Arbeitsabläufe transparent darstellt und automatisiert. Ebenso unterstützen wir in den Themenbereichen Analyse, Konzeption, Einführung und Integration der XRechnung.

Kontaktieren Sie uns gerne bei weiteren Fragen.


Quellen:

  • „E-Government im kommunalen Bereich“ , ibi research, Uni Regensburg / http://www.ibi.de/egovernment2018
  • Business Partner PBS / https://www.pbs-business.de/news/e-business/05-11-2018-e-rechnung-birgt-noch-viele-huerden
2019-01-15T00:12:23+00:00